eProcurement-Lösung Coupa

Auf dieser Website möchten wir Sie über die webbasierte eProcurement-Lösung Coupa informieren.

Für Sie als Partner und Lieferant von indirekten Materialien sowie Dienstleistungen und/oder Capitals, wird der Einkaufsprozess – von der Bedarfsanfrage bis zum Versand der Bestellung – in dieser Lösung abgebildet.
Dieses Einkaufstool ermöglicht es, direkt mit Ihnen in Verbindung zu treten und bietet BENTELER den Vorteil, einen umfassenden Überblick über die von Ihnen angebotenen Produkte und Dienstleistungen zu erhalten.
Die Nutzung von Coupa ist für Sie als Lieferant kostenfrei und erfordert keine zusätzliche Software.

Wir haben folgende Themen für Sie zur Information zusammengestellt:

Coupa bietet Ihnen drei verschiedene Möglichkeiten für die Zusammenarbeit mit BENTELER. Diese drei Optionen stellen gleichzeitig die Methoden der Bestellübermittlung dar.

cXML-Schnittstelle
Direktschnittstelle zu Ihrem Bestellsystem. BENTELER-Bestellungen werden direkt in Ihr System gespielt. Hierzu ist eine technische Absprache vorab notwendig. Wir kümmern uns nach dieser Auswahl im Anschluss darum.

Coupa Supplier Portal (CSP)
Sie registrieren sich einmalig und kostenfrei im CSP. Dort können Sie folgende Funktionen nutzen: Bestellungen erhalten, Auftragsbestätigungen versenden, Kataloge updaten, Ihre Stammdaten aktualisieren.

E-mail
Die Bestellübermittlung erfolgt über Mailversand. Es wird kein Portalzugang benötigt.

Bitte füllen Sie den Lieferantenfragebogen (siehe “Downloads”) aus und senden Sie ihn an eProcurement.NonProductionMaterial@benteler.com, um mit uns über Coupa zusammenzuarbeiten.

Zusätzliche Informationen finden Sie auf der Coupa Internetseite.

Die Registrierung ist für Sie als Lieferant kostenfrei und erfordert keine zusätzliche Software.

Vorteile des CSP:

  • Alle Bestellungen auf einen Blick und die Möglichkeit, sie zu bestätigen
  • Festlegen und Ändern Ihrer Bestellübermittlungsmethode
  • Ändern und Aktualisieren Ihrer Stammdaten und Ansprechpartner zu jeder Zeit
  • Erstellen und pflegen von Onlinekatalogen

Zusätzliche Informationen finden Sie auf der Coupa Internetseite.

BENTELER empfiehlt die Zusammenarbeit über Kataloge. Die Verwendung vereinfacht die Kooperation und ermöglicht eine professionelle Präsentation Ihres Produktportfolios.

Es gibt zwei unterschiedliche Katalogarten in Coupa:

  • Hosted Kataloge
    Die Kataloge werden in der BENTELER-Coupa eProcurement-Lösung erstellt. Dabei unterscheidet man zwischen zwei verschiedenen Typen von Hosted-Katalogen:

a) BENTELER-hosted
Kataloge werden von BENTELER erstellt und gepflegt. Um einen von BENTELER gehosteten Katalog einzurichten, füllen Sie bitte die Katalogvorlage aus (siehe "Downloads“). Änderungen/Aktualisierungen können nur in Zusammenarbeit mit Ihrem BENTELER-Ansprechpartner durchgeführt werden.

b) Supplier-hosted (empfohlen)
Sie erstellen und pflegen einen Katalog mit der Katalogvorlage (.csv) (siehe "Downloads") selbst und laden ihn über das Coupa Supplier Portal (CSP) hoch. BENTELER genehmigt diese Kataloge, wodurch sie anschließend im System zur Verfügung stehen. Wenn Sie Unterstützung benötigen, kann der erste Upload auch von BENTELER durchgeführt werden.

  • Punchout-Kataloge
    Punchout-Kataloge verwenden cXML und stellen eine direkte Verbindung zwischen der Coupa-Instanz von BENTELER und der eCommerce-Website des Lieferanten her. Der Benutzer (BENTELER-Anforderer) gelangt über Coupa auf die eCommerce-Website des Lieferanten, wo er die gewünschten Artikel auswählen kann. Wenn er zum Warenkorb geht, wird er mit den von ihm ausgewählten Artikeln in seinem Coupa-Einkaufswagen zu Coupa zurückgebracht. Die Benutzer können dann in Coupa eine Bestellanforderung mit den Positionen, Kosten und Details von der Website des Lieferanten übermitteln.

Bitte nehmen Sie Kontakt zu Ihrem BENTELER-Einkaufsansprechpartner auf, wenn Sie einen Katalog mit uns aufsetzen möchten.

Zusätzliche Informationen finden Sie auf der Coupa Internetseite.

Umsetzungs- und Schulungstermine werden zukünftig hier veröffentlicht. Die Webinare für Lieferanten werden voraussichtlich im Mai 2019 stattfinden.

1) Was ist der Unterschied zwischen einem Punchout- und Hosted-Katalog?
Bitte sehen Sie sich hierzu den Abschnitt "Kataloge" an.

2) Gibt es rechtliche Bedingungen (Nutzungsbedingungen, Datenschutzbestimmungen etc.)?
Bei der Nutzung des Coupa Supplier Portals müssen die Allgemeinen Geschäftsbedingungen von Coupa akzeptiert werden . Diese sind ebenfalls bei der Registrierung hinterlegt. Für die Übermittlung von Bestellungen per E-Mail müssen keine zusätzlichen Coupa-Bedingungen akzeptiert werden. In jedem Fall gelten die BENTELER-Einkaufsbedingungen

3) Wo kann ich Informationen zum Coupa Supplier Portal (CSP) finden?
Bitte sehen Sie sich hierzu den Abschnitt "Coupa Supplier Portal (CSP)" an.

4) Gibt es Systemanforderungen (Software, Hardware, Browsereinstellungen)?
Für die Nutzung des Coupa Supplier Portals sind keine besonderen Systemanforderungen oder Browser-Einstellungen erforderlich. Bei der Verwendung des Internet Explorer werden grafische Details möglicherweise nicht korrekt angezeigt. Wir empfehlen daher die Verwendung von Google Chrome oder Mozilla Firefox.

5) Welche Erwartungen hat BENTELER an die Lieferanten?
Mit Coupa wird BENTELER in Zukunft seine Einkaufsprozesse digitalisieren. Um mit Ihnen so effizient wie möglich zusammenzuarbeiten, bevorzugen wir die Interaktion über das kostenlose Coupa Supplier Portal (CSP). Hier können Sie Ihre eigenen Unternehmensinformationen selbst verwalten und Ihre Kataloge erstellen und aktualisieren. Darüber hinaus erhalten Sie alle BENTELER-Bestellungen über das Portal, welche Sie jederzeit im Cockpit einsehen und verfolgen können.

6) Wie hoch sind die Kosten für die Nutzung des Coupa Supplier Portals (CSP)?
Die Nutzung des CSP ist kostenfrei.

7) Für welche BENTELER-Werke und -Standorte gelten diese Neuerungen?
Diese gelten für alle Werke und Standorte der BENTELER-Gruppe weltweit. Der erste Rollout wird in Deutschland stattfinden. Weitere Standorte werden folgen.

8) Wir möchten die BENTELER-Bestellungen gerne per E-Mail erhalten. Müssen wir uns zusätzlich auf dem Coupa Supplier Portal (CSP) registrieren?
Wenn Sie sich für den Versand von Bestellungen per E-Mail entscheiden, müssen Sie sich nicht im Coupa Supplier Portal registrieren. Wir empfehlen Ihnen jedoch, das kostenlose Coupa Supplier Portal zu nutzen, damit Sie von den folgenden Vorteilen profitieren können:
- Alle Bestellungen auf einen Blick und die Möglichkeit, sie zu bestätigen
- Festlegen und ändern Ihrer Bestellübermittlungsmethode
- Ändern und Aktualisieren Ihrer Stammdaten und Ansprechpartner zu jeder Zeit
- Erstellen und pflegen von Onlinekatalogen

9) Kann eine bestehende EDI-Verbindung genutzt werden?
Die bestehende EDI-Verbindung kann nicht mehr verwendet werden. Um eine enge Zusammenarbeit zu gewährleisten, bitten wir Sie, eine cXML-Schnittstelle zu verwenden. Bitte geben Sie Ihre cXML-Daten in das entsprechende Formular ein (siehe "Downloads" -> "Lieferantenfragebogen").

10) Wie erhalte ich in Zukunft meine Bestellungen?
Bitte sehen Sie sich hierzu den Abschnitt "Ihre Zusammenarbeit mit uns/Bestellübermittlung " an.

11) Müssen wir dieses System nutzen?
Das Coupa-System wird das einzige System sein, das BENTELER für den Versand von Bestellungen an Lieferanten (Indirects und Capex) verwendet. Für Lieferanten mit geringem Volumen wird die E-Mail-Übertragung empfohlen.

12) Gibt es eine Testumgebung für das Training?
Es gibt leider keine Testumgebung für das Training. Auf dieser Website finden Sie Informationen rund um Coupa. Des Weiteren werden Webinare zum Training der Lieferanten zu gegebenem Zeitpunkt angeboten. Das System hat eine hohe Benutzerfreundlichkeit.

13) Wir nutzen bereits das CSP mit einem anderen Kunden. Müssen wir uns erneut im CSP registrieren?
Nein. Sie benötigen nur einen (bestehenden) CSP-Zugang. Dort können Sie sich mit BENTELER verbinden.

14) Können wir mehrere User auf dem CSP anmelden?
Ja, Sie benötigen jedoch einen Haupt-/Administratorbenutzer, der dann neue Benutzer entsprechend zuweist.

Zusätzliche Informationen finden Sie unter folgenden Links:

Coupa Supplier Portal (CSP) FAQ
Sourcing Supplier FAQ

Wir wissen, dass dies eine große Veränderung in der Interaktion von BENTELER mit Ihnen als Lieferant ist. Daher können Fragen auftreten.
Bitte stellen Sie Ihre Fragen an eProcurement.NonProductionMaterial$@%&/()=@benteler.$@.%&/()=com
Wir freuen uns auf die zukünftige Zusammenarbeit mit Ihnen mithilfe der eProcurement-Lösung Coupa!